Dans les projets d’amélioration des processus et des organisations, incluant de la gestion du changement, une planification trop détaillée est souvent contre-productive.

Un planning très précis tente d’anticiper chaque étape de transformation, chaque action de conduite du changement et chaque réaction des équipes. En théorie, cela offre une trajectoire claire.

Mais en pratique, la réalité de terrain impose des ajustements constants : résistance aux changements inattendus, contraintes opérationnelles imprévues, nouvelles priorités stratégiques, etc. Alors, de mon point de vue, une approche plus efficace repose sur l’utilisation unique d’un macro-planning.

Il fournit des repères fondamentaux, tout en permettant d’adapter la mise en œuvre selon ce qui fonctionne réellement ou ce qui doit être recalibré. J’ai l’habitude d’utiliser cette approche avec des résultats très positifs. Grâce à cette flexibilité, je peux m’adapter rapidement au retour des utilisateurs, prioriser certaines thématiques qui s’avèrent plus importantes que prévu, et même éventuellement abandonner certains éléments initialement prévus mais dont la valeur ajoutée se révèle finalement être faible.

Le macro-planning devient donc un outil puissant de communication et d’accompagnement du changement. À chaque séance de travail, je le présente à l’équipe en mettant en évidence ce qui a été accompli, ce sur quoi nous travaillons actuellement et les prochaines étapes à venir. Cette pratique offre une visibilité importante qui renforce la motivation de l’équipe, et bien sûr, ce même support peut être présenté lors des comités de pilotage avec un impact tout aussi positif.

Alors, quel est le résultat de cette approche ? Dans mon expérience, ça amène clairement plus de fluidité dans la transformation, une meilleure adhésion des parties prenantes et une efficacité accrue, sans la rigidité.

Très concrètement, j’utilise une trame créée dans PowerPoint qui comprend habituellement quatre phases. La première que j’appelle « Préparer », qui est en fait la phase d’initialisation. La deuxième, appelée « Élaborer les résultats », qui regroupe en fait la partie conception et la partie réalisation. vient ensuite la phase « Déployer », qui, comme son nom l’indique, inclut le déploiement et les premières corrections, l’amélioration continue de ce qui a été mis en place. Et puis enfin, la dernière phase, « Clôturer », qui comprend tous les éléments de clôture du projet.

En dessous de chacun de ces quatre éléments principaux, je note les éléments clés qui vont être réalisés pendant chaque phase. Ça permet très concrètement à l’équipe de pouvoir comprendre et visualiser ce qu’on est en train de faire et vers quoi on va.

Le tout donne quelque chose de très macro, très simple, avec un design très épuré qui permet d’être compris de manière facile et rapide.

la planification n’est pas une fin en soi, elle doit être au service de la transformation et non l’inverse.

Si cela vous intéresse, je vous ai mis un modèle téléchargeable ci-dessous.