Vous avez passé plusieurs heures à préparer un rapport, une présentation, un projet. Vous êtes fier du résultat, vous l’envoyez au destinataire, et là… silence radio. Ou pire : un retour lapidaire, quelques corrections sans explication, et l’impression que tout ce travail est passé inaperçu. Situation clairement frustrante. Et pourtant, c’est une situation que vous avez probablement vécue ou que vous serez amené à vivre.

Alors aujourd’hui, je voulais vous parler de l’importance du contenu dans nos échanges professionnels. Parce que le contenu, c’est ce qui donne de la substance à notre communication, ce qui fait qu’un message passe ou ne passe pas, ce qui transforme une simple information en quelque chose de compréhensible, d’utile, voire d’inspirant.

Alors, qu’est-ce que le contenu, exactement ?

C’est tout simplement l’information que vous souhaitez transmettre. Mais attention, ce n’est pas juste une question de quantité. On peut dire beaucoup de choses sans rien dire de vraiment utile. Et là, vous pensez sûrement à quelqu’un. Mais plus sérieusement, le contenu, c’est ce qui répond aux questions de votre interlocuteur, c’est ce qui clarifie une situation, c’est ce qui apporte une vraie valeur.

Prenons un exemple concret. Vous devez annoncer à votre équipe qu’un projet est reporté. Vous pouvez dire : « Le projet est reporté. » Point. C’est factuel, certes, mais incomplet. Ou alors, vous pouvez expliquer : « Le projet est reporté de trois semaines parce que notre partenaire externe a eu un imprévu. Cela nous donne le temps de peaufiner certains aspects qu’on avait identifiés comme perfectibles. Voici le nouveau planning et les prochaines étapes. » Vous voyez bien sûr la différence. Dans le deuxième cas, il y a du contenu : du contexte, des raisons, des perspectives.

Et c’est là que ça devient intéressant. Parce que le contenu, ce n’est pas seulement ce que vous dites, c’est aussi comment vous le structurez. Un bon contenu, c’est comme un bon repas : il y a un ordre logique, une progression. On ne commence pas par le dessert. Dans une communication professionnelle, c’est pareil. Il faut guider votre interlocuteur, lui donner des repères, l’aider à suivre votre raisonnement.

Alors, comment fait-on concrètement pour soigner le contenu de nos messages ?

Je vous propose trois principes simples.

Premier principe : Penser au destinataire du message

Qu’est-ce qu’il sait déjà ? Qu’est-ce qu’il a besoin de savoir ? Qu’est-ce qui va l’aider à prendre une décision ou à avancer dans son travail ? Trop souvent, on se centre sur ce qu’on veut dire plutôt que sur ce que l’autre a besoin d’entendre. Changez de perspective, et votre contenu deviendra immédiatement plus pertinent.

Deuxième principe : Être précis

Les mots vagues, les formulations floues, c’est l’ennemi du bon contenu. « Nous devrions améliorer la situation » ne veut rien dire. « Nous allons augmenter la fréquence de nos réunions d’équipe, de mensuelle à bimensuelle, pour mieux suivre l’avancement des projets », c’est précis, c’est concret, c’est actionnable.

Troisième principe : Hiérarchiser l’information

Tout n’a pas la même importance. Commencez par l’essentiel, puis développez les détails si nécessaire. C’est ce que, en journalisme, on appelle souvent la « pyramide inversée« . L’information la plus importante en premier, puis on descend progressivement vers les détails secondaires. Cela permet à votre interlocuteur de saisir rapidement le message principal, même s’il n’a pas le temps de tout lire, ou qu’il ne vous écoute pas jusqu’à la fin.

Quand je fais une présentation, par exemple à un COPIL ou une gouvernance, j’aime bien aussi le principe de commencer par la conclusion, avec les éventuelles questions, puis de dérouler la présentation prévue et de revenir à la fin à la conclusion et aux éventuelles questions. Cette approche attise la curiosité du receveur. Et en outre, lui permet, si vous avez annoncer une question, de réfléchir à la réponse en vous écoutant. C’est plus facile pour lui que de recevoir la question à la fin et de devoir construire une réponse à la hâte.

Mais revenons au sujet du contenu avec un point d’attention. Avoir un bon contenu ne signifie pas tout dire. Parfois, moins c’est plus. Il faut savoir distinguer ce qui est vraiment utile de ce qui est du « bruit ». J’ai vu des présentations de cinquante slides où on aurait pu résumer l’essentiel en dix slides. Et à l’inverse, j’ai vu des emails de trois lignes qui manquaient cruellement d’informations pour être compréhensibles.

Ce qui amène à un principe que j’aime bien transmettre :

Faire compliqué c’est simple. Faire simple c’est compliqué.

Ça s’applique à la communication mais aussi à bien d’autres choses, notamment aux plans de projet, mais c’est une autre histoire.

La question est donc de savoir jusqu’où faut il aller en termes de détails. Pour trouver le point d’équilibre, vous pouvez vous demander : « Si mon interlocuteur ne devait retenir qu’une seule chose de ce message, ce serait quoi ? » Si dans deux semaines, mon interlocuteur repense a la séance d’aujourd’hui, qu’est est l’information que je veux qu’il ait retenu ? Et construire votre message autour de cette idée centrale.

C’est un exercice difficile, je vous l’accorde, surtout quand on a beaucoup de choses à dire. Mais c’est un exercice qui force à clarifier sa pensée, à aller à l’essentiel.

Prenons un autre exemple. Vous devez faire un compte-rendu de réunion. Vous pourriez vous contenter de noter tout ce qui a été dit, dans l’ordre chronologique. Mais est-ce que c’est vraiment utile ? Ne serait-il pas plus pertinent de structurer ce compte-rendu autour des décisions prises, des actions à mener, des points en suspens ? Là encore, c’est une question de contenu. Qu’est-ce qui va vraiment servir aux personnes qui vont lire ce document ? Vous pouvez imaginer que la réponse est dans la question. A ce sujet, je vous renvoie vers l’épisode qui parlait du RIDA.

Et puis, il y a un autre aspect du contenu qu’on oublie souvent : l’adaptation au contexte. Le même message ne se dit pas de la même manière selon que l’on s’adresse à son équipe, à sa hiérarchie, ou à un partenaire externe. Le contenu peut rester le même dans les grandes lignes, mais la façon de le présenter, le niveau de détail, le ton employé, tout cela doit être ajusté. C’est ce qui pourrait s’apparenter à la « traduction contextuelle« . Vous traduisez le même contenu dans des langages différents selon votre audience.

Maintenant, vous vous demandez peut-être : « D’accord, mais comment je sais si mon contenu est bon ? » Eh bien, il y a quelques indicateurs.

• Si vos interlocuteurs vous posent beaucoup de questions après avoir lu votre message, c’est probablement qu’il manquait des informations.
• Si on vous demande souvent de reformuler, c’est peut-être que votre structure n’était pas assez claire. Et à l’inverse, si on vous dit « Merci, c’est très clair », « J’ai tout compris », « C’est exactement ce dont j’avais besoin », c’est que vous avez tapé dans le mille.

Alors on ne va pas se mentir, travailler le contenu, ça prend du temps.

Ça demande de réfléchir avant de parler ou d’écrire, de se mettre à la place de l’autre, de structurer ses idées. Un bel exemple que je vis actuellement, est de travailler sur un bref reporting à une gouvernance au sujet d’un projet et d’une réflexion relativement complexe et qui est lancée depuis plusieurs semaines. Pas simple.

Mais c’est un investissement qui en vaut la peine.

Parce qu’un bon contenu, c’est du temps gagné pour tout le monde : Moins d’allers-retours, moins de malentendus, moins de frustrations.

C’est aussi une façon de respecter votre interlocuteur. C’est lui dire : « Ton temps est précieux, je ne vais pas te noyer sous des informations inutiles ou te laisser dans le flou. Je vais faire l’effort de te donner exactement ce dont tu as besoin, de la façon la plus claire possible. » Et ça, croyez-moi, ça change tout dans la qualité des relations professionnelles.

Alors voilà, la prochaine fois que vous devez communiquer quelque chose – un email, une présentation, un rapport, peu importe – prenez quelques minutes pour vous demander : « Quel est mon message principal ? Qu’est-ce que mon interlocuteur a besoin de savoir ? Comment puis-je organiser cela de façon claire et logique ? » Ces quelques minutes de réflexion en amont peuvent transformer une communication moyenne en une communication vraiment efficace.

Parce que, rappelez-vous, ce n’est ce que vous dites qui compte, c’est ce que l’autre à compris