Une réunion ça de prépare, ça se gère et ça nécessite un suivi. Jusque-là tout le monde est d’accord. Reste qu’en pratique la mise en œuvre n’est pas toujours aussi fluide. Un outil extrêmement simple peut-être utilisé pour organiser tout cela. Il s’agit tout simplement du RIDA. Reda est un acronyme qui signifie Relevé Information Décision Action.

Concrètement c’est un tableau qui se compose de 4 colonnes et de plusieurs lignes. La première colonne va contenir un thème à discuter et le temps alloué pour cette discussion. La deuxième colonne va comporter les informations importantes c’est a dire le contexte et les informations factuelles qui vont servir de base pour lancer la discussion. Ces deux premières colonnes seront remplies avant la réunion, tandis que la troisième et la quatrième colonne seront remplis encore de séance. Je vous en reparle un peu plus tard. La troisième colonne va donc reprendre une synthèse des discussions et va permettre d’y noter les décisions prises. Enfin, la quatrième colonne va permettre de noter les actions à entreprendre avec leur responsable et délai respectifs.

Concrètement comment utiliser ce tableau.

Lors de la préparation de la séance, vous créer une ligne par sujet. Dans la première colonne volonté une estimation du temps qui sera dédié à ce sujet en particulier au cours de la séance. Dans la colonne « Information », vous noter les éléments de contexte et autres informations utiles. Le cas échéant, vous pouvez même y mettre des liens vers des documents utiles et où des hypothèses de décisions.

Et vous créez ainsi une ligne pour chaque sujet que vous prévoyez d’aborder durant la séance.

Ensuite vous allez organiser le déroulement de votre séance. Très concrètement vous allez prioriser l’ordre des lignes en mettant les sujets les plus importants en premier et les moins importants en dernier. Ceci car malgré le fait que vous aurez probablement estimé au mieux les durées pour chaque sujet. Il n’en reste pas moins que les discussions peuvent parfois prendre plus de temps que prévu. En mettant les sujets prioritaires en premier vous assurer que ceux-ci seront au moins discuter durant la séance. Si jamais vous n’arrivez pas au bout de votre liste, les sujets les moins importants pourront être traités lors de la prochaine séance.

Vous avez donc maintenant un tableau très clair qui reprend les sujets avec les informations utiles à la discussion, les durées prévues pour chaque sujet et un ordonnancement selon les niveaux de priorité.

Vous pouvez maintenant partager le lien du document aux participants. Comme ça ils ont l’ordre du jour en avance et peuvent éventuellement préparer ce qui est nécessaire.

Ce travail préparatoire permet non seulement d’organiser et de structurer votre séance de manière très claire mais cela permet également de gagner du temps pendant la séance et de s’assurer que tous les participants arrivent avec une compréhension commune des sujets à traiter.

Vient le moment de la séance. Si vous en avez la possibilité, afficher le document sur grand écran. Cela permet que les participants lisent et/ou écoutent selon leur niveau d’attention à un instant donné. De mon expérience, cela augmente clairement la qualité d’engagement des participants.

Donc, sur base des éléments que vous avez préparés dans la colonne Information, vous faites une rapide synthèse du contexte et ouvrez la discussion. Au fur et à mesure, vous compléter les colonnes « Décision » et « Action ».

En fin de séance, vous confirmer et valider avec le groupe les actions définies et les décisions prises. Il ne vous reste plus alors que de mettre les notes au propre et le tour est joué.

Grace au lien envoyé avant la séance, les participants peuvent accéder au compte rendu en tout temps. Vous pourrez aussi vous appuyer sur ce document lorsqu’il s’agira de faire des rappels aux responsables des actions ou de reposer un cadre sur base de décisions prises lors d’une séance précédente.

Ce qui rend le RIDA particulièrement puissant, c’est sa polyvalence et son cycle de vie complet. Il sert à la fois d’outil de préparation avant la réunion, de structure pour prendre des notes pendant la réunion, et de document de suivi après.

Il devient alors la référence unique pour tous les participants, éliminant les interprétations divergentes de ce qui a été convenu.

Pour les séances récurrentes, vous pouvez simplement dupliquer le document, supprimer les sujets traités et conserver ceux en attente, assurant ainsi une continuité parfaite d’une réunion à l’autre.

Un autre avantage considérable du RIDA est sa capacité à optimiser le temps de chacun. Vous pouvez prioriser les sujets pour garantir que les plus importants sont abordés en premier, même si la réunion doit être écourtée. Concrètement, vous faites remonter ou descendre les lignes et en cours de séance vous suivez les lignes selon l’ordre défini.

Vous pouvez également noter les intervenants et les temps prévus pour chaque sujet. Cette approche permet de respecter le temps de chacun, de tenir l’horloge, et maintient l’engagement des participants pendant toute la durée de leur présence.

La mise en place d’un RIDA avec ce fonctionnement nécessite un peu de discipline au début, mais cette habitude devient rapidement naturelle et les bénéfices sont immédiats : réunions plus courtes et efficaces, suivi rigoureux des actions, et transparence accrue sur les décisions. De plus, ce document constitue une mémoire collective précieuse pour l’équipe, permettant de retracer l’historique des choix effectués et leur justification.

Ce format simple mais efficace peut être créé dans divers outils : Word pour sa simplicité, OneNote pour sa flexibilité, Notion pour son intégration avec d’autres fonctionnalités, ou même Excel pour ceux qui apprécient les tableaux structurés. Personnellement, j’utilise OneNote car c’est un outil que beaucoup de gens connaissent qui est simple d’abord.  Sur le lien en commentaire, je vous au mis le modèle que j’utilise.

En résumé, cette utilisation du RIDA transforme fondamentalement les réunions en les faisant passer de moments souvent redoutés à des rendez-vous productifs avec des résultats concrets. Il clarifie qui fait quoi, quand et pourquoi, tout en créant un historique facilement accessible qui valorise le travail collectif et individuel.

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