Comme évoqué précédemment, un problème qui reviens souvent est la structuration d’une méthodologie simple et efficace. Il peut exister plusieurs approches. Aujourd’hui, nous allons voir comment structurer votre réflexion et ne rien laisser au hasard en utilisant l’acronyme QQOQCCP.
Commençons par le décortiquer car il peut paraître un peu intimidant au premier abord. QQOQCCP représente sept questions fondamentales à se poser : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien et Pourquoi.
Cette méthode de questionnement structurée peut être utilisée en gestion de projet pour analyser, comprendre et gérer une situation ou un problème de manière exhaustive. Il faut l’imaginer comme une boussole qui vous guide à travers la complexité d’un projet. Elle permet de collecter systématiquement toutes les informations pertinentes, d’identifier les acteurs clés, de comprendre le contexte, d’évaluer les ressources nécessaires et de clarifier les objectifs. Ce qui la rend particulièrement efficace, c’est sa flexibilité et son applicabilité à toutes les phases d’un projet.
Voyons donc comment elle se décline à chaque étape.
Imaginez que vous vouliez organiser une journée portes ouvertes pour votre petite entreprise.
1. La Réflexion Initiale
C’est la phase où l’idée germe. Le QQOQCCP sert ici à structurer votre pensée et à définir le périmètre.
Le périmètre d’un projet c’est, en bref, la définition de ce qui va être inclus et ce qui ne va pas être inclus dans le projet.
Qui : Qui sont les parties prenantes ? C’est-à-dire, toutes les personnes impactées ou impliquées par votre projet. Les membres de l’équipe, les partenaires, et bien sûr, les visiteurs !
Quoi : L’objectif ? Organiser une journée portes ouvertes.
Où : L’environnement ? Nos locaux actuels, en centre-ville.
Quand : Calendrier préliminaire ? Au printemps prochain, le dernier samedi d’avril.
Comment : Premières approches ? Ateliers de démonstration, buffet, inscriptions en ligne.
Combien : Ressources ? Une première estimation de 1000 francs de budget et 4 personnes à mobiliser.
Pourquoi : La motivation ? Augmenter la visibilité et attirer 50 nouveaux clients potentiels. C’est finalement la raison d’être de votre projet.
À la fin de cette étape, vous devriez avoir une idée plus claire de votre projet.
2. L’Étude de Faisabilité
A ce stade, il faut se demander : est-ce que ce projet est réalisable ? On peut utiliser le QQOQCCP pour creuser et valider.
Qui : Les ressources humaines sont-elles disponibles ? On confirme que l’équipe est libre le dernier samedi d’avril.
Quoi ? L’objectif est-il pertinent par rapport au pourquoi, à notre ambition ? Est-ce le bon format d’évènement ?
Où : Le lieu est-il adapté ? Les locaux sont-ils assez grands pour accueillir 50 personnes en même temps ?
Quand ? Le délai avant l’évènement est-il réaliste ? Les dates des jours feriès et des congés scolaires ont-elles été prises en compte ?
Comment : Les idées sont-elles réalisables ? Peut-on organiser un buffet avec notre budget ? Faut-il plutôt un simple stand boissons ?
Combien : Estimation plus précise des coûts. On passe de 1000 à 1250 francs après devis traiteur et communication.
Pourquoi : Est-ce que l’objectif de 50 nouveaux clients est pertinent ? Oui, car cela garantit un retour sur investissement.
Cette phase vous permet de valider si votre projet tient la route avant de vous lancer corps et âme.
3. La Planification : Définir l’exécution
Le projet est validé, on passe au détail ! C’est là que le QQOQCCP devient un outil d’organisation pure.
Qui : On assigne les rôles et responsabilités. Jean s’occupe de la communication, Marie du planning du jour, et Pierre de la logistique (buffet, chaises, etc.).
Quoi : On détaille les livrables. Ce sont les résultats concrets attendus. Le livrable n’est pas « la journée portes ouvertes », mais : « Le flyer imprimé », « La liste des inscrits », « Le plan des ateliers ».
Quand : On établit un planning détaillé avec des dates butoirs. Le flyer doit être envoyé à l’imprimeur avant le 1er mars. La liste finale des invités doit être prête le 25 avril.
Comment : On définit les processus de travail. On utilisera un outil partagé pour suivre les tâches.
Combien : On alloue les ressources précisément. Jean a un budget de 300 francs pour les flyers, Marie a besoin de 4 heures par semaine.
Pourquoi : On fixe les indicateurs de succès. Le succès sera mesuré par : « Nombre de participants (minimum 40) », « Coût respecté (maximum 1250 francs) », « Nombre de nouveaux participants (minimum 50) ».
La planification transforme la vision en un ensemble d’actions claires et mesurables.
4. Le Bilan : Évaluer les résultats et l’impact
Le projet est terminé. On utilise le QQOQCCP pour analyser ce qui s’est bien passé et ce qui pourrait être amélioré. C’est l’étape de l’apprentissage.
Qui : Quelle est la satisfaction des parties prenantes ? L’équipe était ravie, mais certains visiteurs ont trouvé l’attente trop longue.
Quoi : A-t-on atteint les objectifs ? On visait 50 participants, on en a eu 45. Objectif presque atteint.
Où : Quel a été l’impact sur l’environnement ? Le bruit a-t-il gêné les voisins ?
Quand : Les délais ont-ils été respectés ? Oui, sauf la livraison du matériel de démonstration qui est arrivée en retard.
Combien : Quel est le retour sur investissement ? La journée a coûté 1200 francs, et les 45 prospects ont généré 3000 € de devis dans le mois. C’est positif !
Comment : Les méthodes étaient-elles efficaces ? Le système d’inscription en ligne était top, mais le buffet était trop petit. On changera ça l’an prochain.
Pourquoi : Les bénéfices attendus ont-ils été validés ? Oui, nous sommes plus visibles et avons de nouveaux clients potentiels.
Le QQOQCCP n’est pas une méthode compliquée, c’est une gymnastique de l’esprit. C’est une façon de s’assurer, du début à la fin, que vous avez une vision à 360 degrés de votre projet.
Que vous organisiez une fête d’anniversaire, rénoviez votre cuisine, ou gériez un gros projet professionnel, posez-vous ces sept questions. Elles sont la clé pour passer d’une idée vague à un succès bien géré.
François Vermeulen 