Se lancer dans un projet peut sembler intimidant, surtout sans formation préalable en gestion de projet. Pourtant, avec une approche simple et méthodique, il est possible de poser efficacement les bases de votre réussite.

Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

Qui ? (Les acteurs du projet)

La question « Qui ? » permet d’identifier toutes les parties prenantes du projet. Cela inclut :

• Le-a mandant-e : C’est la personne ou l’entité qui finance et valide le projet. Exemple : Le directeur marketing qui lance une campagne publicitaire.
• Le-a chef-fe de projet : C’est la personne responsable de la coordination et du bon déroulement du projet. Exemple : Un consultant externe chargé de la mise en place d’un nouveau logiciel.
• L’équipe projet : Ce sont les personnes qui réalisent les tâches concrètes. Exemple : Les développeurs, les graphistes, les rédacteurs, etc.
• Les utilisateurs finaux : Ce sont les personnes qui bénéficieront du résultat du projet. Exemple : Les clients d’une application mobile.
• Les autres parties prenantes : Cela peut inclure les fournisseurs, les partenaires, les autorités, etc. Exemple : Les imprimeurs pour une campagne de communication.

Identifier clairement chaque acteur permet de définir les rôles et les responsabilités de chacun, et de faciliter la communication et la collaboration

Quoi ? (L’objet du projet)

La question « Quoi ? » définit l’objectif principal du projet et les livrables attendus. Il est crucial d’être précis et concret.

• L’objectif principal : C’est le but ultime du projet. Exemple : Augmenter les ventes en ligne de 20% d’ici la fin de l’année.
• Les livrables : Ce sont les résultats tangibles du projet. Exemple : Un nouveau site web, une application mobile, une campagne publicitaire, un rapport d’étude, etc.
• Le périmètre : Il définit les limites du projet, ce qui est inclus et ce qui est exclu. Exemple : La création du site web inclut la conception, le développement et le contenu, mais exclut la maintenance ultérieure.

Définir précisément le « Quoi ? » permet d’éviter les dérives et de s’assurer que tout le monde travaille dans la même direction

Où ? (Le contexte et le lieu)

La question « Où ? » permet de situer le projet dans son contexte et de définir les lieux concernés.

• Le contexte : Cela peut inclure le marché, l’entreprise, l’environnement, etc. Exemple : Le lancement d’un nouveau produit sur un marché concurrentiel.
• Les lieux : Cela peut être un lieu physique (bureau, usine, chantier) ou virtuel (site web, application). Exemple : Le développement d’une application mobile pour les utilisateurs en Suisse.

Comprendre le « Où ? » permet d’adapter le projet à son environnement et de prendre en compte les contraintes spécifiques

Quand ? (Le calendrier du projet)

La question « Quand ? » définit les échéances du projet.

• La date de début : Le lancement officiel du projet.
• La date de fin : La date de livraison des livrables.
• Les jalons : Les étapes intermédiaires importantes. Exemple : La validation des maquettes, la mise en ligne de la version bêta, etc.
• Le planning : Un calendrier détaillé des tâches et des échéances. Exemple : Un diagramme de Gantt.

Définir le « Quand ? » permet de planifier les ressources et de suivre l’avancement du projet

Comment ? (Les moyens et les méthodes)

La question « Comment ? » décrit les moyens et les méthodes qui seront utilisés pour réaliser le projet.

• Les ressources humaines : Les compétences et les effectifs nécessaires.
• Les ressources matérielles : Les équipements, les outils, les logiciels, etc.
• Les méthodes : Les approches et les techniques utilisées (Agile, Waterfall, etc.). Exemple : Utilisation d’une méthode Agile pour le développement d’un logiciel.
• Les outils : Les logiciels de gestion de projet, les outils de communication, etc.

Définir le « Comment ? » permet d’organiser le travail et d’optimiser l’utilisation des ressources.

Combien ? (Le budget et les coûts)

La question « Combien ? » définit le budget alloué au projet.

• Les coûts directs : Les dépenses liées directement à la réalisation du projet (salaires, achats de matériel, etc.).
• Les coûts indirects : Les dépenses liées au fonctionnement général de l’entreprise (maintenance, électricité, etc.).
• Le budget total : L’ensemble des coûts prévus.
• Le retour sur investissement (ROI) : L’estimation des bénéfices attendus par rapport aux coûts.

Définir le « Combien ? » permet de contrôler les dépenses et de s’assurer de la viabilité financière du projet

Pourquoi ? (La justification et les bénéfices)

La question « Pourquoi ? » justifie l’existence du projet et met en évidence les bénéfices attendus.

• Les besoins : Les raisons qui motivent le lancement du projet.
• Les objectifs stratégiques : L’alignement du projet avec la stratégie de l’entreprise.
• Les bénéfices : Les avantages attendus pour l’entreprise, les clients, les utilisateurs, etc. Exemple : Augmentation du chiffre d’affaires, amélioration de la satisfaction client, gain de productivité, etc.

Définir le « Pourquoi ? » permet de donner du sens au projet et de motiver les équipes

En répondant à ces sept questions fondamentales, vous structurez efficacement la phase d’initialisation de votre projet et vous rédigez un mandat de projet clair et précis.

Cette approche simple et méthodique, accessible à tous, permet de progresser sereinement et de poser des bases solides pour la réussite.

N’hésitez pas à utiliser cette méthode pour tous vos projets, quels que soient leur taille et leur complexité. Vous constaterez rapidement les bénéfices d’une démarche structurée et réfléchie.

Vous avez un avis ou des autres idées, on en parle ici.

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